■档案代管须知

受理对象：
    1、本市各类企事业单位的具有中专以上学历的在职专业技术人员和管理人员；
    2、经毕业生就业指导主管部门批准，到本市不同所有制形式的企事业单位及外省市驻太办事机构就业的大中专应届毕业生；
    3、具有本市户口，尚未落实工作单位的大中专应届毕业生；
    4、经市军转办和复员办批准，转业或复员到地方单位或要求自谋职业或办理因私出国（境）手续的军队转业干部或复员军人；
    5、各类因私出国（境）人员；
    6、辞职等其它流动人员。

办理程序：
    1、本人持身份证来中心开具调档商调函，委托他人代办手续的需出具本人签署的委托书和身份证明及受委托人的身份证明；
    2、已因私出国（境）人员代理需出具本人签署的委托书及有效身份证明（护照、签证、身份证或户籍证明复印件及境外的在学或在职或居住证明）及受委托人的身份证明；
    3、凭商调函回原档案所在单位调转档案及办理相关证明交中心；
    4、中心审核档案后开具调令，本人回原单位调转行政、工资关系，同时填写有关登记表格，签订相应的委托代理合同，缴纳存档管理费。

　
■档案材料收集

受理对象：
　　对人事档案委托中心代理的人员，由代理部仔细核对把关，把在代理期限内形成的人事材料及时定期或不定期地归入本人档案，并要求代理单位及人员及时将有关材料送交中心。

收集范围：
　　1、在工作中形成的履历表、流动人员登记表及其它各类人员登记表等材料；
　　2、自传和属于自传性质的材料；
　　3、考察、考核干部工作中形成的有关材料：毕业生鉴定材料、年度考核表等；
　　4、学历及专业技术职务评聘材料：各类毕业生登记表、培训学习成绩、学历证明、学位等材料；
　　5、政治审查材料：政治历史问题的审查、复查和平反结论，入党、入团、入学、参军、提干、出国等而形成的政治审查材料；
　　6、入党入团材料：入党入团志愿书，申请书，转正材料以及退党、退团材料，党员登记表，民主评议党员材料，参加民主党派的材料等；
　　7、奖励材料：创造发明奖励材料，组织正式命名授予的英雄、模范、先进工作者等审批表，嘉奖、通报表扬材料，从事专业工作三十年登记表；
　　8、处分材料：违反党纪、政纪、国法所受的党内外处分，取消处分和甄别、复查、平反决定、调查报告、上级批复、本人检查材料等；
　　9、任免、工资等审批表：任免、录用、工资、出国等材料；
　　10、其他材料：个人写的思想、工作、学习总结、检查等材料，其他可供组织上参考的材料。

　
■人事档案转递

申办对象：
　　人事档案委托中心代理的人员。

办理程序：
　　1、本人持身份证、代理存档凭证，如系委托办理必须持有委托书及委托人、受委托人身份证明到中心申请；
　　2、若是单位委托人事代理，应由代理单位派专人持单位介绍信办理，并出具同意调离或解聘证明函及鉴定材料；
　　3、交纳接收单位开具的商调函或索档函，必须经组织部门批准有人事管理权限单位开具；  
　　4、经中心审核，申请人结清代理费用，中心开具《流动人员工作介绍信》；
　　5、人事档案由中心通过机要局寄送，申请人不得自带；
　　6、申请人应督促接收单位及时把档案转递回执退回中心；
　　7、若党组织关系、社会保险、户籍挂靠在中心的，转档前必须先予以转出。

　
■异地户口人员档案管理

受理对象：
　　非太仓户籍，受聘于本市企事业单位，因不符合引进条件或本人暂不想将户口调入的专业技术人员或管理人员。

提交材料：
    1、在本市已取得合法工作的证明：就业证或应聘证或寄住证、暂住证、外出人员就业登记卡；
    2、聘用人员的身份证、学历证书、职称证书原件及复印件；
    3、聘用单位营业执照（复印件）或经上级主管部门批准成立证书的复印件， 以及聘用合同书（复印件）或同意接收函。

办理程序：
    1、聘用人员需先将其个人档案转至其户籍所在地人事部门所属人才机构；
    2、聘用人员持本人身份证、学历证书、职称证书复印件、寄住证或应聘证或就业证和用人单位出具的聘用证明到中心领取《人才流动登记表》，回原籍人才机构签署意见；
    3、聘用人员持已由原籍人才机构签署意见的《人才流动登记表》到中心开具调函；
    4、聘用人员持调函回原籍人才机构提取档案和行政介绍信、工资介绍信，送中心审核；
    5、经中心确认档案及行政、工资介绍信合格后，填写《人才流动登记表》并签定有关委托代理合同。

有关事项：
    1、中心仅接收并保存其档案和人事关系，但户口、因私出国护照，子女上学等问题我中心不负责解决；
    2、聘用人员与用人单位结束聘用关系后，人事档案按规定应转回原籍人才机构，不得在本市范围内调转。
    3、聘用人员在原属地保留原有身份的，可以借调形式实行其人事行政关系临时挂靠，在条件成熟之后，办理调入手续；
    4、聘用人员在原属地不保留身份或没有身份的（指其在来太之前，已辞职、离职、不辞而别、除名或是不包分配的有一定学历的人员等），其人事档案可到中心登记后由中心发函到其档案所在地调档。

　
■人事档案查(借)阅

查阅对象：
    本市委托中心代理人员档案或暂存中心的引进、调入人员档案。

办理程序：
　　1、查阅人员需出具单位组织部门或人事部门的介绍信、党员证明信、身份证，提供被查阅人的姓名、存档号或出生日期，并办理登记手续；
    2、查借阅档案人员必须是中共党员，任何人不得查借阅本人及其亲属的档案；任何个人不得查阅或借用人事档案；
    3、查阅档案应在指定阅档室，不准把档案材料拿出阅档室，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅档案时严禁吸烟、喝水等，以免损坏、污染档案材料；
    4、未经同意，不得擅自摘抄、复制材料，确因工作需要需抄录、复印部分内容的，须经中心审查批准；
    5、严格遵守保密制度，不准向无关人员谈及、泄露和公布档案内容；
　　6、人事档案一般不外借，如必须借出使用时，需说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行外借登记手续，借出时间本市不超过半个月；外地不超过一个月，用后及时归还并办理归还登记手续。

　
■干部身份认定

受理对象：
　　人事档案委托中心代理人员。

办理程序：
    1、辞职人员干部身份认定：
　　①凡被原单位批准辞职的人员，被新单位重新录用后，均需办理干部身份认定手续。
　　②接收单位应提供接收函（由主管部门签发）；
　　③填写《辞职人员干部身份认定审批表》；
　　④辞职申请表原件一份；
　　⑤经审批同意后由中心出具《干部身份证明书》、《流动人员工作介绍信》。

    2、除名、自动离职人员重新就业：
　　①专业技术人员和管理人员被原单位除名或按自动离职处理后，在同一个单位工作满二年以上，经主管部门考核合格，可申请办理重新录用手续；
　　②提供工作单位的录用证明、考核情况；
　　③被原单位除名或自动离职处理的原件；
　　④填写《专业技术人员和管理人员重新录用审批表》；
　　⑤经中心审批后，出具《专业技术人员和管理人员重新录用批复》、《流动人员工作介绍信》。

    3、留学人员回国后，经批准，原来是国家干部的，可恢复干部身份：
    ①接收单位出具的申请报告，并由主管部门提出意见；
    ②个人提供材料：个人申请报告、原干部身份证明（如毕业证报到证、录干表等），及原单位批准出国留学证明、在国内获得的学历及职称证书、在国外学习、研究的成绩、成果证明、学位证书等；
    ③经审核，报市人事局审批。  

　
■接转党组织关系

受理对象：
　　凡人事档案委托中心代理的人员中的中共党员，预备党员。  

提交材料：
    1、委托人事代理协议；
    2、个人身份证、党组织关系转移介绍信。

接转程序：
    1、个人向中心提出申请并提交委托人事代理协议；
    2、出具转出党委开具的党组织关系介绍信，转入单位名称：市直机关党工委；
    3、到中心填写《党员登记表》后，中心出具《转接党组织关系联系函》到市直机关党工委办理转移手续；
    4、组织关系转入中心后，在中心流动支部过组织生活、交纳党费；
    5、人事档案转出前必须先行转出组织关系。

　
■预备党员转正

受理对象：
　　凡人事档案委托中心代理且组织关系转入中的预备党员。  

接转程序：
　　1、预备党员预备期满时，本人提出书面转正申请并附近期思想汇报；
　　2、预备党员聘用单位出具思想工作鉴定,流动人员党组织派人考察了解并出具报告；
　　3、由流动人员党支部大会讨论通过，并将申请人材料上报总支；
　　4、组织关系转入中心后，在中心流动支部过组织生活、交纳党费；
  　 5、流动人员党支委员会研究同意后报上级党委审批。

　
■专业技术职称评聘

受理对象：
　　在中心实行人事代理，并符合国家或本省市相关专业的申报条件，从事专业技术工作的在职专业技术人员（包括办理了《太仓市特聘工作证》一年以上的外省市在太工作的在职专业技术人员）；对已办理离退休手续的（按有关文件经正式批准延缓办理离退休的除外）和离退休返聘人员，不再评审专业技术职务；
    留学人员符合晋升专业技术职务任职条件的，在同等条件下优先解决；因指标限制不能评聘者，可由职改部门专项增加技术职务数额予以解决。

申报条件：
    1、国家统分的毕业生见习期满转正后未认定专业技术职务资格；
    2、国家承认学历的其它专业技术人员首次申报专业技术职务（资格）；
    3、申报职称应具备的学历条件：
       初级职称应具备中专以上学历；
       中级职称应具备大专以上学历；
       高级职称应具备本科以上学历。
    4、申报职称应具备的资历条件：
       初级：实行只聘不评
       员级：中专学历，专业工作满1年。
       助理：中专学历，取得员级满4年；
大专学历，毕业后专业工作满3年；
本科学历，毕业后专业工作满1年。
 中级：博士研究生考核合格后；
硕士研究生学历，毕业后专业工作满3年；
大专或本科学历，取得助理级满4年。
 高级：取得中级职称满5年；申报正高级职称的，需取得付高级满5年。
    5、具备下列条件之一可免试外语：
           取得外语大专以上第二学历；
           硕士研究生申报中级，博士研究生申报高级；
           近3年托福成绩500分以上申报中级，600分以上申报高级；
           近5年内有正式出版的译著，达到5万字以上，且考核合格的。
    6、申报中级以上专业技术职务（资格）的人员，如不具备外语免试条件应参加全省或全国统一的职称外语水平考试；
    7、外语和计算机应用能力的要求。晋升高、中级职务，凡职务系列试行条例规定有外语要求的都应获得人事部统一组织的职称外语考试合格证书；已将计算机应用考核结果纳入专业技术职务晋升条件的职务系列，应取得省或市人事部门组织的计算机应用能力考核合格证书。

申报材料：
　　1、委托人事代理协议；
　　2、《专业技术职务任职资格评审表》；
　　3、学历证书、职称资格证书、职称外语合格证、计算机合格证、专业技术职务聘任等证明材料；个人专业技术工作业绩报告；
　　4、主送论文或论著；
　　5、各类培训证书、获奖证书、年度考核表；
　　6、个人申请报告，并经单位批准；
　　7、评委会需要的其它材料。

申报程序：
　　1、申报人持委托人事代理协议、学历证明、外语、计算机合格证至中心代理部登记，并付清费用领取申报材料；单位委托人事代理可由代理单位委派专人统一领取；
　　2、申报人按要求在规定时间内，将申报材料准备完毕，报送中心代理部审核；
    3、申报人需参加全国统一资格考试，经中心审核同意后由本人持报名表去指定的考试机构报名；
　　4、中心依据申报人人事档案及证书原件核实申报内容，盖章同意后，统一报送评审机构评审；
    5、评审中级以上职称的，若需论文答辩则按申报专业分评委会进行答辩；
　　6、评审结果下达后，合格者由中心代理部负责通知领证；领取证书时应交验身份证及交费凭证。
    7、凡申报职称评审的人员，在评审期间要求将人事关系转出时，如继续申报评审的，就将其代理费交至评审通过月。

有关事项：
    1、职称应逐级申报不能越级，在职在岗人员才可申报；
    2、同级别职称审报，如果已具备某专业职称，由于工作内容转变，审报同级别其它专业职称不包括初次职称的认定。一般来说，具备某专业职称后由于转变工作，从事其它专业技术工作两年以后，就可向中心申请转评现从事专业同级别职称；
    3、国家分配的大中专院校毕业生初次专业技术职务（资格）的认定一般应在转正后及时申报，资格认定时间以通过之日计算；
    4、已实行全国统一组织专业技术资格考试的系列（专业），不再组织职称评审。申报人员可按有关规定报各并参加考试；
    5、以考代评是职称改革的大趋势。目前组织有全国性专业技术资格考试的专业有：会计、经济、统计、审计、计算机软件、律师等，其中经济、会计、统计、国际商务等四个专业暂不实行高级职务任职资格的考试；
    6、推行执业资格考试的有以下一些专业：注册建筑师、监理工程师、注册结构师、房地产估价师、造价工程师、执业药师、执业中药师、注册资产估价师、注册税务师、注册拍卖师、珠宝玉石质量鉴定师、企业法律顾问等；
    7、专业技术职务任职资格和执业资格考试，对学历和专业工作年限都有严格要求，国家人事部会同中央有关部委根据各行业、专业的特点，作出了不同的规定。全国职称外语等级考试分为 A、B、C三个等级，国家人事部对不同职务系列、不同职务档次、不同层次的单位，明确了不同等级的外语考试。以上规定及各个专业的考试时间均以人事部当年下发的文件为准。

　
■工资调整

受理对象：
　　1、凡由中心代理的档案，并保留全民所有制身份的流动人员，中心负责按照国家规定的调资政策，核定其增资额，记入本人档案；
    2、国家机关、事业单位调整工资时，对符合调资的存档人员、原则上按照全额拔款事业单位进行档案工资调整；
    3、对在原单位辞现职的人员，如已经在中心办理重新审定干部身份的，可以按规定进行档案工资调整；
    4、对无身份的代理人员，中心不负责为其办理档案工资调整。对长期不转行政、工资关系和未办理代理存档手续的人员待行政工资关系转来并办理代理手续后视情况决定如何办理。

提交材料：
    1、委托人事代理协议；
    2、工资审批表（签署单位、主管部门意见并加盖公章）。

办理程序：
    1、对代理人员符合国家有关规定，需要调整档案工资时，中心按国家规定工资标准，先核定其档案工资，后在核定的基础上再进行档案工资调整；
    2、军队转业后直接代理的人员，中心负责按事业单位工资标准核定档案工资，核定后的工资从转入地方之日起执行；
    3、国家统一分配的大中专毕业生，见习期工资和见习期满后定级工资按企事业单位工资标准确定；
    4、对代理期间，取得大专以上学历符合国家增加工资规定的人员，中心负责按企事业单位工资标准调整其档案工资；
    5、对代理期间晋升专业技术职务且符合国家增加工资规定的人员，中心负责按企事业单位工资标准和晋升后的专业技术职务调整其档案工资；
    6、对委托代理单位，新招收的合同制工人，中心根据聘用单位所确定的工作岗位，按企事业单位标准确定其学徒（熟练）期的档案工资和定级档案工资；
    7、在代理期间，按有关规定形成的工资审批表，归入本人档案，作为档案工资依据；调转时，中心将此工资标准出具介绍；
    8、中心对代理人员工资管理、调整均为档案工资，是否与本人实际工资挂钩，由聘用单位自主决定。

　
■年度考核

申办对象：
　　人事档案委托中心代理的人员，已具有专业技术职务，且在工作单位继续从事专业技术工作的。

办理程序：
    1、用人单位应负责对聘用人员进行年度考核，每年底或翌年初到中心领取《专业技术人员考核登记表》；
    2、申请人填写《专业技术人员考核登记表》，并由用人单位签署意见加盖公章后交中心审核；
    3、对有违纪行为构成行政处分的存档人员，用人单位应提供违纪事实及行政处理建议，经我中心审核后，报有关部门批准，给予行政处分；
    4、审核通过后，中心将《专业技术人员考核登记表》及相关材料存入被考核者档案。

　
■档案代理存档变更

受理对象：
　　人事档案委托中心代理的人员，办理待业登记的应往届大中专毕业生。

办理程序：
    1、原有聘用单位委托代理存档现改为个人委托代理存档的，需聘用单位出具同意调出或解聘证明及工作鉴定，并交清到聘用截止日期的档案管理费后办理个人委托代理手续；
    2、原属个人委托代理存档现改为单位委托代理存档的，应提供与聘用单位签订的聘用协议书、单位营业执照复印件、原个人委托代理协议，并交清到聘用截止日期的档案管理费后办理单位委托代理手续。

　
■档案管理费缴纳须知

缴费对象：
　　人事档案委托中心代理的人员，办理待业登记的应往届大中专毕业生。

交费标准：
    各类代理人员，分别按物价部门核定的档案费标准交纳管理费，单位委托240元/年；个人委托180元/年。

交费方法：
    1、凡于每月15日前在中心办理委托代理人员，存档当月计收全月档案管理费；于每月16日以后在中心办理委托代理人员，存档当月计收半月档案管理费；
    2、凡于每月15日前由中心调出的人员，调出当月计收半个月档案管理费；于每月16日后由中心调出人员，调出当月计收全月档案管理费；
    3、交付档案管理费应按合同规定的时间、金额交付，其中出国存档人员须一次预交三年以上费用；
    4、存档人员违反合同规定，超过半年不交付档案管理费的，除补交费用外，超过半年部分按每月5元计加收违约罚金；
    5、委托单位或个人交费时须携带代理合同及代理手册，以便及时更新有关记录；
    6、费用解入中心指定帐户的，可凭解款单或转帐支票复印件到中心办理确认手续。